Hoe Kun Je Een Netwerkevent Organiseren?

Stap 1: Bepaal je Doel en Doelgroep

Elk netwerkevent begint met een duidelijke missie en doelgroep. Denk na over wat je wilt bereiken: wil je ondernemers bij elkaar brengen, kennis uitwisselen, of samenwerken stimuleren? Voor Business Connect Lviv wilde ik een plek creëren waar lokale en internationale ondernemers in Lviv makkelijk in contact komen met elkaar en om mijn eigen netwerk uit te breiden.

Tip: Door een helder doel weet je precies wie je aan wil spreken en waar je het event op kunt focussen.

Stap 2: Kies de Locatie en Sfeer

De locatie en sfeer zijn bepalend voor je event. Voor Business Connect Lviv koos ik een centrale plek in de stad. De sfeer was professioneel, maar ook informeel, zodat deelnemers makkelijk in gesprek konden komen en zich welkom voelden. Ik koos een lokaal cafe dat vaker kleine eventjes als taalclubjes houdt. Ik ging een paar weken eerder erheen om met de eigenaar te praten en m’n plan wat door te nemen.

Stap 3: Bepaal het Tijdstip en de Frequentie

Kies een tijd die aansluit bij je doelgroep. Voor ondernemers werkt de ochtend of avond vaak goed. Voor de eerste editie van Business Connect Lviv koos ik de namiddag, na werktijd, zodat de opkomst maximaal was. Na de eerste succesvolle editie heb ik erover gedacht om het event maandelijks te doen.

Stap 4: Promotie en Deelnemers Werven

Een goed event valt of staat met promotie. Gebruik kanalen waar je doelgroep echt actief is, zoals LinkedIn, netwerkgroepen, of e-mail. Voor Business Connect Lviv deelde ik het event via een lokale Facebookgroep voor buitenlanders en stuurde ik het rond in een paar Whatsappgroepen. Daarnaast werd het ook gedeeld door de eigenaar van het cafe, wat een aantal nieuwe mensen trok. Ook hadden enkelen van hen iemand meegevraagd en zelf dus uitgenodigd.

Tip: Maak een korte en krachtige uitnodiging waarin je meteen de kern van je event benoemt.

Stap 5: Maak een Programma voor Interactie

Zorg dat je programma mensen helpt om met elkaar in gesprek te gaan. Bij Business Connect Lviv heb ik gekozen voor een korte introductieronde en wat gespreksonderwerpen, zodat de deelnemers zich op hun gemak voelden om met elkaar te praten.

Programma Tip: Probeer ook wat speelse elementen in te bouwen, zoals een mini-pitchronde of een casual gesprek aan tafels.

Stap 6: Logistiek en Praktische Zaken

Voor een soepel verloop is goede planning belangrijk. Zorg voor duidelijke naamkaartjes, ruimte voor alle deelnemers en eventueel wat hapjes en drankjes. Bij Business Connect Lviv zaten we rond een tafel waar ondernemers hun visitekaartjes en folders konden achterlaten indien ze die hadden. Omdat het in een cafe was, kon men koffie bestellen naar keus.

Tip: Maak een checklist voor alles wat je nodig hebt, zoals catering, inschrijvingen, en techniek.

Stap 7: Follow-up en Evaluatie

Een goede follow-up is de belangrijk om je event een succes te maken. Stuur na afloop een bedankje, vraag om feedback, en nodig mensen uit voor de volgende editie. Bij Business Connect Lviv maakte ik een Telegramgroep aan nadat daar om gevraagd werd door meerderen. Hier stuurde ik een bedankje in en worden nu regelmatig vragen gesteld door de deelnemers dus zorgt het voor goede interactie.

Follow-up Tip: Laat je deelnemers weten wanneer het volgende event is: het herinnert ze aan de waarde van netwerken.

Conclusie

Een netwerkevent organiseren kost wat planning en tijd, maar als je deze stappen volgt, zorg je voor een gezellig en goed event dat mensen echt helpt om nieuwe contacten op te doen en elkaar beter te leren kennen. Business Connect Lviv is een goed voorbeeld van hoe een informeel, laagdrempelig event mensen samen kan brengen.