Hoe Betrek Je De Deelnemer Bij Je Evenement?
Je organiseert een evenement met iets waar je passie ligt, maar bedenkt dan wat je die dag kan doen om je deelnemers goed bij alles te betrekken. Je wil het natuurlijk wel wat leuk maken en niet een slaapverwekkende luistersessie. In dit artikel geef ik je wat tips over wat je kan doen!
Voorafgaand Aan Het Evenement
Van tevoren zijn er al verschillende dingen die je kan doen om al enige interactie te krijgen met je deelnemers. Met name via social media kun je dit gemakkelijk doen. Denk bijvoorbeeld aan het vragen van ervaringen over het onderwerp van je workshops. Mocht je per mail je deelnemers hebben uitgenodigd, is het altijd net wat leuker als het een persoonlijk mailtje is in plaats van een standaard berichtje. Dit zorgt ervoor dat het wat informeler en betrokkener over komt.
Begin wel minstens een maand of twee van tevoren met het aankondigen van je evenement. Iedereen is vaak druk bezig en er op tijd mee beginnen, geeft je ook meer tijd om mensen te betrekken bij hoe de organisatie verloopt. Zo kun je foto’s delen van de evenementlocatie en dingen die je voorbereid. Daarnaast kun je via social media al in gesprek gaan met wie komt. Dan creëer je al een soort van band.
Tijdens Het Evenement
We kennen allemaal wel de beelden van grote zalen met een hoop stoelen en wat sprekers op een podium. Vaak na een tijd slaapverwekkend omdat je alleen maar aan het luisteren bent. Nou kun je ongeacht de grootte van je evenement het meer aantrekkelijk en interactief maken. Een simpel begin is een ijsbreker. Dat kan iets zijn als een snel persoonlijk voorstelrondje waarbij je bijvoorbeeld iets geks over jezelf verteld. Mocht je meer de diepte in willen, kan je bijvoorbeeld je deelnemers koppeltjes laten maken en aan je evenement gerelateerde diepe vragen laten stellen aan elkaar.
Organiseer je toevallig nu wel een grote bijeenkomst met een hoop stoelen waarbij mensen lang moeten luisteren? Doe dan een paar keer verspreid over de dag een activiteit waarbij mensen door de zaal heen kunnen lopen en zo andere deelnemers ontmoeten. Ook goed voor het netwerken 🙂
Over het algemeen is het ook goed als je content wat interactiever is dan als je alleen maar informatie geeft. Dit houdt iedereen meer betrokken. Stel bijvoorbeeld wat vragen aan mensen individueel in de groep en ga dan verder met het antwoord dat je krijgt.
Na Afloop
Zeker niet onbelangrijk is het contact onderhouden met je deelnemers aan het eind van het evenement. Met degene die niet meteen naar huis gaan, kun je nog even napraten om te kijken hoe ze het vonden. Dan een dag of 2 later kun je iedereen een bericht sturen met hoe ze het vonden, eventueel foto’s van de dag zelf en kun je meteen de volgende datum aankondigen. Regelmatig contact onderhouden met je (ex)deelnemers is belangrijk in het onderhouden van de “relatie”. Zo blijf je bij elkaar in beeld. Regelmatige interactie en betrokkenheid vereist wel wat creativiteit en strategie, die per bedrijf ook nog verschillend is in wat het beste werkt.